Bản trình bày PowerPoint là một công cụ mạnh mẽ cho cuộc sống công việc của bạn. Cho dù bạn đang thuyết trình trước nhóm của mình hay nói chuyện với nhóm sinh viên của trường đại học, chúng sẽ giúp thêm hình ảnh để minh họa quan điểm của bạn và thu hút khán giả hơn nữa. Trên thực tế, việc sử dụng chúng phổ biến đến mức “thiết kế bản trình bày” là một trong những kỹ năng freelancer được yêu cầu nhiều nhất vào năm 2023, theo thị trường việc làm Upwork.
Tuy nhiên, trong khi có rất nhiều lời khuyên và thậm chí cả các khóa học trực tuyến về cách viết một báo cáo hay, thì PowerPoint có thể trừu tượng hơn một chút — và thậm chí còn yêu cầu nghệ thuật bùng nổ.
Courtney Allen đã thiết kế PowerPoint một cách chuyên nghiệp từ năm 2013. Trên thực tế, khi cô ấy lấy bằng BFA về thiết kế đồ họa của Đại học Bang Boise, hồ sơ cấp cao của cô ấy “toàn là PowerPoint,” cô ấy nói. Cô ấy biết có một tương lai trong việc thiết kế chúng; bây giờ cô ấy đã kiếm được hơn 1.000 và mang về 2 triệu đô la khi tạo chúng trên Upwork.
Khi nói đến mẹo tạo PowerPoint hấp dẫn, Allen có ba mẹo.
Giảm nội dung
Lời khuyên đầu tiên của Allen dành cho bất kỳ ai tham gia là cắt giảm từ ngữ của bạn trên mỗi trang chiếu.
Cô ấy nói: “PowerPoint chỉ nên là một hướng dẫn trực quan cho những gì bạn đang nói. “Nếu bạn đặt quá nhiều văn bản trên các trang chiếu, thứ nhất, nó không thể đọc được và thứ hai, nó chỉ khiến bạn mất tập trung khi thực sự lắng nghe bạn và thông điệp.”
“Giảm nội dung,” cô ấy nói.
Tập trung vào việc ‘trở thành một người kể chuyện hiệu quả
Allen làm việc với nhiều loại bài thuyết trình khác nhau, trong số đó có các bài thuyết trình. Cô ấy nói: “Các nhà đầu tư chỉ nhìn vào bản thuyết trình trong khoảng hai đến ba phút. Bất kể bạn sẽ phải thu phục mọi người trong bao lâu, thì “điều thực sự quan trọng là trở thành một người kể chuyện hiệu quả,” cô ấy nói.
Đối với cô ấy, điều này có nghĩa là biết khán giả và không thêm bất kỳ “thiết kế hoặc hình ảnh thừa nào không liên quan đến câu chuyện và không phù hợp với người mà bạn đang nói chuyện,” cô ấy nói. Ví dụ, nếu bạn đang thiết kế một bài thuyết trình cho các bác sĩ ở độ tuổi 50, hãy chọn những hình ảnh và yếu tố thiết kế phù hợp với nhóm đó — những người trong nhóm tuổi đó, các hoạt động liên quan đến họ, v.v.
Đó không phải là về “sở thích thiết kế cá nhân của bạn mà là thiết kế nhiều hơn cho người mà bạn đang nói chuyện cùng”.
Phát triển bản trình bày của bạn dựa trên phân phối của bạn
Cuối cùng, hãy xem xét cách bạn sẽ trình bày bài thuyết trình của mình và xây dựng nó cho phù hợp.
Đối với những người xây dựng PowerPoint để trình bày trước khán giả, Allen khuyên bạn nên sử dụng nền tối với văn bản sáng. Cô ấy nói: “Những người ở xa hơn trong khán giả có thể nhìn thấy văn bản dễ dàng hơn. “Độ tương phản tốt hơn rất nhiều.” Đảm bảo sử dụng phông chữ đủ lớn để họ cũng có thể nhìn thấy và giữ cho văn bản ở vị trí cao trên trang.
Cô ấy nói, nếu bạn đang gửi bản trình bày của mình dưới dạng PDF qua email, thì “bạn có thể thêm một chút văn bản nữa” vì mọi người sẽ đọc những thứ đó, cô ấy nói. Các tệp PDF không hỗ trợ hoạt ảnh, vì vậy bạn sẽ muốn tránh điều đó và đảm bảo rằng bạn đang sử dụng phông chữ mà công nghệ của mọi người đều hỗ trợ.
Cuối cùng, đối với các bài thuyết trình qua cuộc gọi video, bạn sẽ có nhiều tự do hơn, cô ấy nói. Bạn có thể sử dụng hoạt ảnh, chỉ cần nhớ đừng tạo các trang trình bày quá phức tạp vì đôi khi có độ trễ hoặc nói lắp khi gọi và một tin nhắn đơn giản sẽ dễ dàng hơn cho mọi người xem và hiểu. Cô ấy đề nghị thực hiện một cuộc gọi thử để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Cuối cùng, “hãy phát triển bài thuyết trình của bạn dựa trên cách truyền đạt của bạn,” cô ấy nói.